Jobbar du hemifrån? Vi har samlat fem appar och program som underlättar distansarbete för att du ska kunna jobba så effektivt som möjligt hemifrån. Du får tips om allt ifrån hur du kommer åt material, håller kontakten med dina kollegor och planerar din tid.
Förslag på utbildningar
1. Material – Google Drive
Genom Google Drive har du alla dina dokument och filer sparade i “molnet”. Du kommer åt 15 GB lagringsutrymme i den kostnadsfria personliga versionen och du kan närsomhelst uppgradera för ännu större utrymme. Som företag betalar du per användare och för utnyttjat utrymme och har tillgång till Shared Drive där du kan spara filer och dokument så att du och alla dina medarbetare kan komma åt allt de behöver.
Oavsett vilken version du använder är den stora fördelen med Google Drive att du har tillgång till allt material från alla enheter – var du än befinner dig. Google Drive är perfekt särskilt för dig som har ett jobb där ni delar på dokument, arbetsblad och behöver regelbunden tillgång till samma eller varandras filer.
2. Kommunikation – Slack
Slack är en app som underlättar kommunikationen markant mellan kollegor om ni inte befinner er på samma fysiska plats. I Slack kan du skapa kanaler baserade på ämnen och få notifikationer som rör det som är relevant för just dig. Du kan delta i gruppchattar uppdelade efter team eller projekt och såklart chatta individuellt med dina kollegor. Det finns även möjlighet till röstsamtal, fildelning och sökfunktion – så att du kan hitta det du letar efter.
3. Strukturera arbetsuppgifter – Trello
Trello är en planeringsapp där du kan organisera dina arbetsuppgifter och hantera individuella projekt eller dela projekt så att de kan hanteras av ett helt team.
I Trello använder du dig av tavlor och skapar kort för olika uppgifter eller anteckningar. Verktyget är tillgängligt online, är kostnadsfritt och tillåter dig att kategorisera och strukturera upp ditt arbete på ett pedagogiskt sätt. Du kan även bjuda in dina kollegor till delade tavlor för att hantera projekt eller följa en gemensam planering. Du kan även sortera dina kort med etiketter och lägga till förfallodatum för att hålla prima struktur på arbetet.
4. Tidsplanering – Toggl
När du jobbar hemifrån kan det hända att privatlivet tycks flyta ihop med arbetet, då är det extra viktigt att hålla koll på dina tidsplanering. I Toggl håller du enkelt koll på hur mycket tid du spenderar på dina arbetsuppgifter, och hur mycket de kostar. Verktyget hjälper dig att hålla koll på att dina arbetsuppgifter och motiverar dig att fokusera på en sak i taget. Du ser till att dina projekt inte tar för lång tid att slutföra, samt att du får betalt för din tid.
Toggl är i synnerhet en värdefull app för frilansare eller om du behöver redovisa dina uppgifter. En gratisversion av verktyget finns tillgänglig, för tillgång till alla funktioner och möjlighet till fler teammedlemmar behövs dock en uppgraderad version.
5. Videomöten – Google Hangouts Meet
För att dina möten ska flyta på som vanligt och inte endast bli en ström av emails är Google Hangouts Meet ett bra och enkelt sätt att hålla videomöten online. Med Hangouts Meet kan du ha personliga möten såväl som mindre teammöten eller större konferenser. Upp till 250 personer kan delta med ljud och bild i en uppgraderad version
Mötesinbjudningar hanterar du via länk och självklart är verktyget kompatibelt med Google Calendar, vilket gör det ännu enklare att behålla mötesbokningarna och hålla hög kvalitet på struktur och mötesplanering via video.
Vill du fler tips på hur du jobbar effektivt hemifrån? Läs även vår artikel om hur du behåller effektiviteten hemifrån.