Covid-19-restriktionerna avvecklas bit för bit och svenska folket gör sig redo att återgå till en mer normal vardag. Men vill vi verkligen tillbaka till de fysiska möten vi hade före pandemin? Och hur har våra mötesvanor påverkats av nära två års digitala sammankomster?
Fredrik Bauer, VD och grundare av Mötesutveckling Sverige publicerade nyligen en studie kring svenskarnas mötesvanor under pandemin. Där lyfter han fram tydliga trender såväl som utmaningar som kommer att påverka möteslandskapet även framöver.
Högre krav på mötesledaren
Vi är fortfarande nybörjare på det här med digitala möten, berättar Fredrik. Majoriteten av oss har inte någon specifik utbildning i att leda möten och hamnar lätt i vanliga fällor, såsom:
– att försöka klämma in för mycket på för kort tid. Med en orealistisk mötesagenda blir deltagarna överväldigade och får inte utrymme för det mänskliga mötet, där vi kommunicerar och lär av varandra. Vi har idag flera kompletterande verktyg såsom Mentimeter, Miro, Svava och Teams, som kan hjälpa att skapa bättre struktur och engagemang under mötet.
– att vara för otydlig kring vilka beslut som fattats under mötet. I undersökningen höll färre än hälften med om påståendet att ”alla vet vad som har bestämts när våra möten avslutas”. När kroppsspråket blir begränsat i digitala möten och vi inte har samma överblick är det särskilt viktigt att mötesledaren är tydlig och fördelar ordet så att inte deltagarna pratar i mun på varandra. Och sedan avslutar med en kort sammanfattning av vad som sagts och vem som ska göra vad.
– att inte ha tillräcklig koll på tekniken. Som mötesledare behöver du behärska mötesplattformen och kunna göra enklare felsökningar (såsom ljudinställningar, att dela skärm och skapa breakoutrooms). Strular tekniken förlorar vi snabbt deltagarnas engagemang.
Fredrik menar att vi överlag behöver mer fokuserade möten där alla är delaktiga, oavsett om mötet är fysiskt eller digitalt. Något som kräver en tydlig agenda och bättre förberedelser.
Lär dig leda mer effektiva möten
Digitala möten – den nya normen?
Vi är många som funderar på vad som ska hända när vi nu återgår till ett mer normalt liv med färre restriktioner. Frågan är, kommer våra möten att bli som före pandemin igen?
– Inte direkt. Nu när vi vet att det fungerar att arbeta och mötas på distans vill vi ha ett mer flexibelt arbetsliv i Sverige. Jag tror att vi kommer att få se en större variation av möten framöver där vi experimenterar med fysiska, digitala och hybridmöten, där vissa ses fysiskt medan de som är på en annan plats kan delta digitalt, säger Fredrik.
– Det är ju inte minst en stor fördel för de många företag som har medarbetare på geografiskt spridda platser med helt olika förutsättningar att kunna delta i fysiska möten.
Är alla möten nödvändiga?
När vi minskar småpratet och fikapauserna förkortas mötestiden automatiskt. I och med denna digitala omställning är det många som ifrågasätter om alla möten verkligen är nödvändiga. Ett möte utan syfte är inte mycket värt och det kan vara klokt att se över vilka möten som ska prioriteras i kalendern framöver.
I rapporten framgår däremot att mötena faktiskt blivit fler under pandemin, snarare än färre. Varför har det blivit så?
– Det handlar främst om snabba digitala avstämningar. När många jobbar hemifrån försvinner ju mycket av den naturliga kontakten med kollegorna. De spontana, informella mötena uppstår inte på samma sätt, så då bokar vi in fler digitala möten i kalendern, säger Fredrik och tillägger:
– Vad många däremot verkar ha glömt är att telefonen fortfarande finns! Man måste inte alltid sitta fast vid datorn för att ha en avstämning.
Fredrik Bauer tipsar: Så genomför du ett lyckat hybridmöte
Välj format utifrån syfte
Är hybrid rätt? Våga välja format för mötet beroende på vad ni vill uppnå och antal deltagare. Ett bra genomfört digitalt möte eller flera fysiska möten med olika syften är bättre än ett dåligt hybridmöte.
Tänk digitalt
Det fungerar inte att använda post-it-lappar i konferensrummet medan distansdeltagarna knappt kan göra sin röst hörd. Välj digitala lösningar för diskussion och dokumentation.
Var tydlig
Välj enkla lösningar, testa själv tekniken och förklara på ett inkluderande sätt. Ingen blir irriterad om du ger tydliga instruktioner men många känner sig utanför om de vare sig förstår eller har någon att fråga.
Planera mera
Planera ett upplägg som engagerar och involverar. Håll ditt möte kort, aktivt och planera noga även för en B-plan om något strular.
Utse rätt mötesledare
Att hantera deltagare både digitalt och fysiskt är en utmaning. Vem klarar det? Är ni många kan ni behöva två mötesledare – en för det fysiska rummet och en för det digitala.
Om Mötesutveckling Sverige
Fredrik Bauer och hans företag Mötesutveckling Sverige AB hjälper företag, organisationer och individer till effektiva möten med aktiva deltagare via sitt företag. Fredrik är även en uppskattad moderator, utbildare och coach samt författare till boken Mötesräddaren.