Mer om att vara agil projektledare
Agila metoder handlar om att arbeta utifrån ett lättrörligt och flexibelt arbetssätt, gör det möjligt att kontinuerligt utveckla och förbättra genom att det finns möjlighet till att modifiera och anpassa projektet under arbetets gång. Ett agilt angreppssätt är vanligt framförallt inom IT-branschen där det är viktigt att kunna vara flexibel och ta snabba beslut ifall projektet skulle behöva ta en annan riktning. Men ett agilt förhållningssätt passar de flesta snabbrörliga och föränderliga branscher, och är inte enbart en projektledningsform för IT-industrin.
Agila metoder passar dock inte alltid bättre än mer traditionella projektledningsformer. I projekt med en statisk deadline, där kostnader för förändringar är höga eller där projektmedarbetarna främst består av extern- eller deltidspersonal är det mindre lämpligt att använda sig av ett agilt angreppssätt. Som agil projektledare kommer du att coacha dina projektmedarbetare men även se till så att ledningen får rapporter om hur arbetet framskrider. En agil projektledare ser till att medarbetarna arbetar självständigt men samtidigt känner att de har möjlighet att söka stöd och ta upp problem som de skulle behöva ha hjälp av andra gruppmedlemmar att lösa.
Agila metoder kan med fördel användas i de flesta projekt men passar sig främst inom IT-industrin. Arbetar du inom en snabbrörlig bransch där det är viktigt att vara förberedd på förändringar? Då kan det vara på sin plats att du börjar arbeta utifrån agila metoder.
Hur går agil projektledning till?
Den agila metoden har växt fram ur mjukvaruindustrin, där traditionella och mer orörliga projektledarformer är mindre lämpliga. Det tar sitt avstamp ur det agila manifestet, som beskriver hur ett projekt ska drivas utifrån tolv agila principer. Det handlar mångt och mycket om att minimera onödigt arbete och arbeta för att skapa sådant som kunden faktiskt efterfrågar, inte bara det som är specificerat i en projektplan. Ett agilt tillvägagångssätt kan vara mycket värdeskapande då det främjar interaktion och kommunikation mellan projektledningen och kunden samt att det värderar faktiska resultat framför statiska processer och omfattande dokumentation.
En av de största skillnaderna mot traditionell projektledning är agila metoders korta etappmål. Fokus ligger på att leverera resultat ofta, med kontinuerliga feedbackperioder så att det finns utrymme för att förändra och förbättra under projektperioden. Då projektteamet återkommande visar upp nya resultat så kan kunden vara mer involverad under projektets gång. Detta bidrar till att eventuella invändningar och förändringskrav kan fångas upp tidigt istället för att dyka upp vid projektets slut.
Olika agila metoder
En av de vanligaste metoderna inom agil projektledning är Scrum. Inom denna metod arbetar man med korta cykler, kallat sprintar, vanligtvis 2-4 veckor långa perioder där fokus ligger på att leverera resultat kontinuerligt och ofta. Sprinten inleds med planering av vad som ska genomföras. Därefter tar man fram krav för varje aktivitet och planlägger vem som ska ta hand om vilken del. Under sprinten hålls dagliga möten inom teamet om eventuella problem som uppstått. I slutet av sprinten genomförs tester och detta steg avslutas med en demonstration över vad som uppnåtts och reflektion om hur processen kunde ha förbättrats.
Extrem Programmering (XP) är en annan vanlig agil metod som är vanlig inom programmerings- och systemutvecklingsprojekt. Metoden baseras på fem värderingar, kommunikation, återkoppling, nod, respekt och enkelhet. Stor vikt läggs på en god kommunikation mellan utvecklarna och kunden så att kunden har möjlighet att bestämma vilka krav som ska ställas på systemet och vilka delar som ska prioriteras. Andra viktiga delar är kontinuerlig omarbetning av det som genomförs så att det är så enkelt skrivet som möjligt, vilket tillsammans med korta leveranscykler ger goda möjligheter för feedback från kunden.
En tredje vanlig agil metod är Lean. Denna projektledningsform har sitt ursprung från den japanska biltillverkaren Toyota och handlar om att maximera kundnyttan och minimera resursslöseri. Mycket av denna metod handlar om att effektivisera och rationalisera bort onödiga processer. Genom att trimma ner på överflödiga processer kan en organisation ledas på ett så smidigt sätt som möjligt. Arbete utifrån Lean-metodiken är speciellt vanlig inom det offentliga och en stor del av de svenska kommunerna arbetar utifrån detta agila arbetssätt.