Du har precis klivit in i en spännande och givande värld där du kommer att möta många nya situationer som du kanske aldrig ställts inför tidigare. Som chef kommer du ansvara för flera nya områden som inte tidigare legat på ditt bord. Det kan vara sådant som budget, personalansvar, sätta strategi och mål för organisationen och mycket mer.
Den här artikeln ingår i vår serie, Ledarskapsguiden.
Ta reda på vad din roll innebär
Vårt första tips för nya chefer är att se till att tidigt ta reda på exakt vad din roll innebär och vad ditt uppdrag går ut på. Ha en uppdragsdialog med din närmaste chef och stäm av förväntningarna på dig.
Vilka områden kommer du att ha ansvar för? Vilka mandat och befogenheter sitter du på? Vilka uppgifter förväntas du lägga mycket tid på och vilka förväntas du lägga mindre tid på? Genom att förstå innebörden i ditt nya chefsuppdrag kommer du att ge dig själv rätt förutsättningar för att lyckas. Be om en tydlig uppdragsbeskrivning av din nya roll från dina egna chefer. Det kommer att hjälpa dig fokusera på rätt saker, prioritera och sätta en tydlig agenda för din första tid vid rodret.
Men det är inte enbart uppåt som du behöver förankra din nya roll. Det är även viktigt att du ser till att tydliggöra din egen roll såväl som dina förväntningar på dina medarbetare. Genom att fokusera på att bygga en bra relation med dina medarbetare kommer sannolikheten för ett lyckat samarbete öka.
Våga även ställa krav på arbetsgivaren att få hjälp till utveckling. Det finns flera utbildningar som fokuserar på dig som är ny som chef. En utbildning ger dig en stabil grund och pålitliga verktyg för att hantera alla de nya situationer som du kommer att ställas inför.
Förslag på utbildningar
Första mötet – att presentera sig själv som ny chef
Innan du sätter dig ner för ett längre samtal med varje person i ditt arbetslag, se till att lära känna gruppens historia. Hur har samarbetet sett ut tidigare och hur såg arbetet och relationen med din föregångare ut? Genom att förbereda dig noga kommer du att få en större förståelse för gruppdynamiken. Se till att ställa frågor och lyssna aktivt på dina nya kollegor, så kommer du göra ett första bra intryck som chef.
Fokus under det första ’lära känna samtalet’ med dina anställda bör vara på att bekanta er med varandra. Vilka är de, vad är deras roll, deras färdigheter och deras mål? Se till få en känsla för vad som driver personen och hur de ser på sitt arbete. Vilken typ av support och feedback föredrar dem, hur upplever dem samarbetet med kollegor? Finns det delar som de vill eller bör utveckla? Finns det andra arbetsuppgifter som de hellre skulle vilja jobba med? Kom ihåg att föra anteckningar! För du kommer säkerligen att sitta i ett flertal möten.
Fokusera på medarbetarna först
Starta din nya roll med att prata med teamet och bekanta dig med alla dina medarbetare istället för att direkt fokusera på vilka förändringar du kommer att genomföra och vilka mål du har för gruppen. På så sätt kommer du att kunna bygga en mer tillitsfull relation med dina medarbetare. Något som kommer att gynna dig på lång sikt. Se till att hålla löpande dialog med dina medarbetare för att hålla dig uppdaterad om deras arbetssituation och önskemål såväl som deras orosmoln.
Att presentera sig själv som ny chef behöver inte vara svårt. Se till att du har hälsat på varje person i ditt team direkt under den första dagen på ditt nya jobb. När det kommer till att presentera dig själv, håll det inte för ytligt. Rabbla inte enbart upp dina tidigare arbetslivserfarenheter. Våga vara personlig och berätta om din bakgrund, vem du är och vad som gör dig till just dig. Om dina medarbetare ser dig som en medmänniska kommer de ha lättare att komma till dig om de har eller ser några problem på arbetsplatsen.
När du väl har lärt känna organisationen och dina medarbetare är det dags att sätta sig ner igen och tydliggöra mål, roller, rutiner och ansvarsområden inom gruppen. Kom ihåg att väga in de delar som medarbetarna har tagit upp och ta hänsyn till deras önskemål och kapacitet. På så vis sätter du en bra grund för att gruppen ska nå framgång!
Passa på att vara ny på jobbet
Förhoppningsvis ett avslappnande tips. Se till att ta vara på att det är din första tid på det nya jobbet. Passa på att ställa frågor om verksamheten och hur arbetet har sett ut innan. Som ny i ledarrollen kommer det vara förståeligt att inte kunna allting. Våga vara nyfiken och ställ många frågor, du är bara ny en gång på samma arbetsplats.
Även om du är ny på plats är det ingen anledning till att inte våga fatta beslut. Risken är dock att ett par av dessa beslut kommer att visa sig vara felaktiga. Antingen för att du inte hunnit lära känna organisationen tillräckligt, eller för att du inte hunnit samla på dig tillräckligt mycket information innan du tog beslutet. Misströsta inte. Se till att erkänna att du har fel och våga ändra dig. Utöva självreflektion och fundera på vad du har lärt dig av händelsen och vad du ska tänka på vid liknande situationer i framtiden.
Den förre polismästaren Carin Götblad berättar i en intervju för tidningen Chef om vikten av att erkänna sina fel och brister, även om många människor är rädda för att tappa ansiktet och respekt inför sina anställda. Många nya chefer går runt och är livrädda för att ta fel beslut och ”upptäckas” som inkompetenta. Fenomenet kallas bluffsyndromet och drabbar över 70 % av alla människor någon gång i livet. Det är dock mänskligt att fela och de allra flesta människor kommer att ha överseende med att du inte vet och kan allt, speciellt om du är ny på posten. Våga lita på dig själv, erkänn när du har fel och lär dig av dina misstag.
Från kollega till chef
Om du blir befordrad inom företaget kan det bli så att du plötsligt blir chef över dina tidigare kollegor. Det kan vara en tuff omställning som är svår för många att hantera. Det finns risk för att du kommer att behöva ta en del tuffa samtal och ställa en del krav på dina tidigare arbetskamrater. Något som kan vara extra svårt om man tidigare har varit nära kollegor.
Ett av de viktigaste tipsen vi kan ge dig när du tar steget mot en ledarroll – är att skaffa nya relationer. Det kan vara ensamt på toppen. Se därför till att du får hjälp från arbetsgivaren med en mentor, coach eller annan handledare som kan hjälpa dig i din nya roll och agera bollplank åt dina funderingar och utmaningar. Det är viktigt att du känner dig stöttad och uppbackad som ny chef. Därför är det av stor vikt att du har någon utanför teamet som du kan bolla med.
Har du tidigare umgåtts mycket med dina kollegor finns det ingen anledning att sluta vara vänner med dem. Men relationen kommer förmodligen förändras en aning. Dels eftersom ni inte längre delar samma arbetsuppgifter men även för att vissa delar av arbetet kan vara känsliga att prata om med sina medarbetare.
Att balansera vänskap och chefskap
En vanlig fallgrop som många nya chefer råkar ut för är att de försöker vara populära och omtyckta av alla på arbetsplatsen. Något som kan vara svårt när du numera bestämmer över dina kollegor. Alla dina beslut kommer sannerligen inte att vara populära. Som chef har du ett annat perspektiv än dina medarbetare och kommer att se till en helhet som de nödvändigtvis inte gör. Kom ihåg att du är chef och inte enbart kompis och se till att skilja på sak och person. Även om du gillar din medarbetare som person, är det fortfarande okej att kritisera deras handlingar.
Detta gör du enklast genom att sätta tydliga mål för dina nygamla kollegor. Spelreglerna ska vara tydliga för alla. Se även till att definiera gränserna mellan chef, kollega och vän, så att ni vet var ni har varandra och vilka ramar ni behöver förhålla er till.
Skapa sammanhang och sätt en vision
Det här är en viktig punkt oavsett om du är ny som chef eller mångårig vd på ett multinationellt företag. Fundera kring företagets vision, varför finns ni? Och hur stämmer det överens med din egen vision, vad är meningen med ditt arbete och anledningen till att du går upp på morgonen? Som inspiration finns det ett antal TED-talks kring visionärt ledarskap, inte minst från den välkände ledarskapsprofilen Simon Sinek. Detta är något du bör tänka på när du utvecklar din egen ledarskapsstil.
Det gäller att hitta din inre kompass och de drivkrafter som är viktiga för dig. Knyt sedan ihop detta med företagets vision och mål. På så sätt skapar du ett gemensamt sammanhang som du kan ha som utgångspunkt för teamet. När alla i gruppen delar samma uppfattning om varför ni gör det ni gör är det mycket enklare att ställa krav på medarbetarna. Med en inblick i varför målen ser ut som de gör får de en större förståelse för dina beslut och eventuella förändringar du vill genomföra.
Sammanfattning av tipsen för nya chefer
När du har tagit ditt första chefsjobb kommer du att ställas inför en hel del nya situationer. Förhoppningsvis har du tagit med dig en del lärdomar från den här artikeln. Som till exempel hur du ska hantera det första mötet och presentera dig själv som ny chef, hur du hanterar situationen att gå från medarbetare till chef, vikten av att sätta en vision och ett sammanhang i en ny grupp, samt vikten av att tydliggöra din roll och ditt uppdrag både för dig själv och dina medarbetare.
Det här är starten på en spännande resa och den kommer säkerligen att innehålla både toppar och dalar. Så länge du är säker i dig själv kommer det att gå bra. Men glöm inte bort att det är okej att be om hjälp. Alla chefer har varit nya någon gång, var inte rädd för att fråga och be om hjälp när du behöver.
Att tänka på:
- Njut! Du har säkert kämpat hårt för detta. Ta en resa tillbaka i minnet och minns hela vägen som lett dig hit.
- Sätt dig in i din nya roll direkt. Det säger sig självt, men prata med din närmsta chef, föregångare eller i vissa fall dina kollegor och skapa dig så snabbt som möjligt en klar bild av din roll och ditt uppdrag.
- Presentera dig själv, första intrycket är viktigt. Men än viktigare är att du lär känna dina kollegor! Ta anteckningar – du kommer behöva dem.
- Det kommer bli fel. Du är ny och om det känns svårt eller blir fel finns det oftast överseende för detta. Var så noga du kan, men oroa dig inte, du har fått tjänsten av en anledning.
