Att sätta en projektbudget handlar om att se över alla delar som ett projekt består av och sedan uppskatta vad varje del kommer att kosta. En lyckad projektbudget hänger på att det finns en väl utarbetad tids- och resursplanering att arbeta med.
För att kunna avgöra om ett projekt kommer bli lönsamt eller jämföra mellan olika alternativ, måste du ha gjort en kalkyl över projektets olika kostnader. I teorin handlar det bara om att multiplicera och plussa ihop tidsåtgången för varje aktivitet med resurskostnader och lägga på overheadkostnaderna. I verkligheten är det inte fullt så enkelt.
Förslag på utbildningar
Hur gör du en projektbudget?
Projektbudgeten planeras oftast i samband med tids- och resursplaneringen. För att kunna uppskatta hur mycket projektet kommer att kosta i slutändan, gäller det att först försöka förutsäga vilka resurser som kommer krävas, vilka aktiviteter som behöver genomföras och hur lång tid de olika delarna av projektet kommer att ta. Resurser innebär både materialet och personalen som behövs.
När tids- och resursplaneringen är klar gäller det för dig att utgå från tidsplanen och kalkylera kostnaden för varje aktivitet. Kostnaden för de resurser som behövs multiplicerar du med den tiden som ni kommer behöva använda. Beräkningen av kostnaden baserar du antingen på vad det kostar att köpa in, alternativkostnaden för vad resursen kunde användas till eller en uppskattning baserat på resurskostnaden i liknande, tidigare projekt.
Vill du lära dig mer om hur du planerar en projektbudget? Gå en grundkurs inom projektledning.
Vanliga metoder för kostnadsberäkningar
Bottom-up – Utgår från vad de olika aktiviteterna kostar. Dessa kostnader summeras sedan ihop för en detaljerad kalkylering av projektets totala kostnad.
Top-down – Utgår från vad hela projektet ska kosta. Projektet bryts sedan ner i olika aktiviteter och kostnaden fördelas mellan dem.
Likartad uppskattning – Utgår från tidigare projekt för att räkna fram ungefärliga kostnader för projektets resurser.
Hantera osäkerhet i projektbudgeten En budget är egentligen en kvalificerad gissning på vad projektet kommer kosta. Det finns många olika faktorer som kan göra att kostnaden förändras. Det kan komma plötsliga prishöjningar som ställer kalkylerna på ända eller så gör oväntade förseningar i projektet att kostnaderna skjuter i höjden.
Det gäller att du som leder projektet tar höjd för osäkerheten i din planering och räknar in den i din budget. Att projekt går över budget är inte ovanligt. När det händer gäller det för dig som projektledare att ta hänsyn till om ni måste dra ner på vissa aktiviteter, ändra målen med projektet eller begära mer pengar från projektägaren. Har projektet gått rejält över budget måste du även fundera på om det bästa möjligen kan vara att avsluta projektet i förtid.
Att göra en projektbudget steg för steg
1. Definiera projektet
2. Bryt ner projektet i olika aktiviteter
3. Grundligt researcha resurserna som behövs och dess kostnader
4. Fördela resurserna på projektets olika delar
5. Planera för det oförutsedda, ta höjd för ökade kostnader
6. Dubbelkolla alla beräkningar och antaganden
7. Färdigställ projektbudgeten
Vill du veta mer? Läs vår fullmatade guide där vi går igenom projektledarens roll, ansvar, möjligheter och utmaningar. Projektledarguiden är både för dig som drömmer om att arbeta som projektledare och för dig som redan har många års erfarenhet av yrket.
