Fördelarna med ett hybridkontor är många och svårslagna. Hybridkontoret är här för att stanna, men frågan är vilken variant som passar er arbetsplats bäst? Här går vi igenom tre modeller och vad som är bra att tänka på när ni lägger en plan för ert hybrida arbetssätt.
Hybridkontoret handlar till stor del om att ge medarbetarna större frihet men samtidigt skapa samhörighet på företaget. Som arbetsmodell genomgår hybridlösningen fortfarande en provperiod. Olika varianter används, testas och utvärderas av olika företag och det börjar bli tydligt att en lösning helt enkelt inte verkar fungera för alla. För att kartlägga en best practice för en viss arbetsplats gäller det till stor del att testa sig fram.
Testar din arbetsplats en hybridmodell och vill bli bättre på att mötas digitalt?
Hitta utbildningar i att hålla digitala möten
Hitta balansen mellan distans och kontor
Hybridkontor är som bekant, och som det låter, en blandning mellan distansarbete och arbete på ett fysiskt kontor. För att hybridlösningen ska fungera så bra som möjligt behövs en tydlig policy för hur mycket av arbetstiden som kan tillbringas på distans och hur mycket som ska ske på plats. Policyn behöver innehålla riktlinjer för bland annat:
- Vilken av de två lösningarna ska vara den primära?
- Hur ska fördelningen se ut?
- Hur stor frihet ska medarbetarna ha att bestämma själva?
- Ska samma regler gälla för alla eller ska de sättas individuellt?
1. Primärt på kontoret
I den här modellen är alla medarbetare, inklusive ledningen, på plats på kontoret i regel, men det är även tillåtet att arbeta på distans. Det kan innebära att vissa medarbetare arbetar på distans, eller att medarbetare tillåts jobba på distans under vissa förutsättningar. Den här hybridlösningen kan passa verksamheter där majoriteten av arbetsuppgifterna bör ske på plats, till exempel på grund av nödvändig utrustning eller samarbeten.
2. Primärt på distans
I en hybridlösning där medarbetarna i första hand jobbar på distans finns en möjlighet att samlas på ett huvudkontor eller satellitkontor, men det är helt enkelt inte standard att arbeta från kontoret. Den här modellen kan fungera särskilt bra för företag där många anställda är spridda över tidszoner och geografiska platser. Det kan också passa en verksamhet där medarbetarnas uppgifter främst består av individuellt arbete som i regel inte kräver mycket samarbete på samma fysiska plats.
För att bibehålla gemenskap och sammanhållning på arbetsplatsen brukar den här lösningen innebära att alla medarbetare träffas med en viss intervall. Till exempel på en årlig konferens eller fysiska träffar varje, varannan eller var tredje månad. Den kan också innebära att ett kontor är tillgängligt specifikt för uppgifter som kräver samarbete.
3. Kontorsdagar eller 3-2-2
Att ha kontorsdagar innebär att medarbetarna befinner sig på kontoret varje vecka. Hur många dagar och vilka dagar kan skifta. En lösning är att alla medarbetare ska vara inne på kontoret förutbestämda dagar, till exempel varje tisdag och torsdag. En annan lösning är att medarbetarna ska vara inne på kontoret två valfria dagar varje vecka.
En variant på upplägget är 3-2-2-modellen. Den innebär att medarbetarna ska vara tre dagar på plats, två dagar på distans och ha två vilodagar. I 3-2-2-modellen bestämmer varje medarbetare själv vilka dagar det blir varje vecka.
För att alla medarbetare ska må och prestera så bra som möjligt i en hybridmodell är anpassat ledarskap en av nyckelfaktorerna.
