Att medarbetare jobbar helt eller delvis hemifrån har blivit vardag för många verksamheter. Hur ser du som chef till att stötta ditt team samtidigt som produktiviteten upprätthålls, utan att mötas fysiskt? Här får du nio tips på saker du kan göra för att underlätta distansarbete.
1. Sätt en kommunikationsstrategi
I en tid då många väljer att jobba hemma är det viktigt att ha tydliga rutiner för den dagliga kommunikationen. Har ni en kommunikationsstrategi? Om inte är det läge att ta fram en nu. Hur och var kommunicerar ni med varandra när ni inte är på plats på kontoret? Vad kan ni förvänta er av varandra när ni inte träffas ansikte mot ansikte? Hur fortlöper teammöten och individuella uppföljningar? En kommunikationsstrategi gör det tydligt för alla anställda hur och var kommunikationen förs.
2. Håll er till vanliga rutiner
Bara för att ni ibland sitter utspridda på flera håll behöver ni inte släppa alla gemensamma rutiner. Se till att hålla fast vid de rutiner ni kan! Uppmuntra dina medarbetare att hålla sig till vanliga arbetstider och avboka inte stående möten som veckoavstämningar, 1-2-1:s och workshops. Om arbetet kan flyta på så normalt som möjligt så riskerar ni inte att tappa produktiviteten.
3. Gemensamma incheckningar och utcheckningar
För vissa kan det vara svårt att komma igång på morgonen eller att avsluta arbetsdagen när den sker inom hemmets fyra väggar. In- och utcheckningar ramar in arbetsdagen och gör det enklare att hålla produktiviteten igång. En incheckning på morgonen kan även sänka tröskeln för att höra av sig till sina kollegor med frågor eller annat som rör jobbet. In- och utcheckningar är dessutom perfekta tillfällen för att ta upp eventuella frågor, feedback eller för att be om hjälp.
Hitta en utbildning i distansledarskap
4. Tätare avstämningar i team och individuellt
När många väljer att jobba hemifrån är det viktigare än någonsin med regelbundna avstämningar för att arbetet ska fortlöpa så smidigt som möjligt. Boka avstämningar med tydliga agendor, både individuellt och för hela teamet. Var extra tydlig med mål och förväntningar och se till att reda ut eventuella frågetecken snabbt.
Hitta det som fungerar för er, om det så är via mejl, distansmöte eller via ett dokument där medarbetarna som jobbar hemifrån kan fylla i utförda arbetsuppgifter. Avstämningarna ger dig koll på läget och säkerställer att jobbet flyter på som det ska, men se upp för att gå in och styra på detaljnivå! För mycket kontroll från dig som arbetsgivare kan snarare få dina medarbetare att känna sig övervakade och effekten blir den motsatta.
5. Ha en tydlig mötesstruktur
Möten som sker på distans kräver en ny typ av mötesstruktur än den ni kanske är vana vid. Trots att distansarbete och digitala möten blir alltmer vanligt är det långt ifrån alla som känner sig bekväma med att hålla eller delta i möten som sker framför en skärm. Möten är viktiga både för det fortsatta arbetet och för gemenskapen, så satsa på att hitta en mötesstruktur som funkar för er! I ett videomöte med flera personer flyter dialogen inte på samma sätt som i ett möte där alla är på plats. En bra idé är att fördela ordet till den som vill och tacka när det är dags för nästa person att ta vid. Ni kan även inleda varje möte med en kort avstämning med alla som deltar, för att få alla att känna sig delaktiga från start och minska tröskeln för de som är ovana vid möten på distans.
Gå en utbildning i digitala möten
6. Se till att alla har tillgång till rätt teknik
Idag är de flesta större företag rustade för att klara av att jobba på distans. Med verktyg som Slack för chattar och videosamtal och Google Hangouts och Zoom för videokonferenser och möten så är det enklare än någonsin att jobba från olika platser. Men hur kan du se till att det görs på ett effektivt sätt? Försäkra dig om att alla har tillgång till rätt verktyg och programvaror och att det finns guider för hur de ska användas. Var även beredd på att tekniska problem kan uppstå och att ni då har en plan för hur ni löser dem på ett effektivt sätt. Förbered även så att de anställda har valmöjligheten att delta på ett möte digitalt eller på plats.
Vill du ha fler tips på tekniska lösningar som hjälper dig och dina anställda att jobba produktivt hemifrån? Läs artikeln om olika program och appar som underlättar distansarbetet.
7. Uppmuntra till social interaktion med kollegorna
Många som arbetar på distans upplever att avsaknaden av småpratat med kollegorna är den största nackdelen. Den sociala interaktionen på lunchen eller kafferasten kan vara en viktig tid för nya idéer och för att stärka gemenskapen. Uppmuntra dina anställda till att boka in sociala möten även på distans. Varför inte ta en digital kaffepaus eller käka distanslunch tillsammans hela teamet? Att fortsätta känna gemenskap är viktigt för att hålla motivationen och teamkulturen uppe!
8. Underlätta för de som jobbar hemifrån
Som arbetsgivare har du ansvar för dina anställdas arbetsmiljö. Visste du att det gäller även om de jobbar hemifrån? Förse de anställda med information om att jobba ergonomiskt hemifrån och se till att de har den utrustning som krävs för att göra ett bra arbete hemifrån.
9. Netikett
Har du koll på begreppet netikett? Kanske har du varit med om någon kollega som skrivit “hej” i jobbchatten och inte ställt sin fråga förrän du svarat “hej” tillbaka och ni utbytt ett par artighetsfraser? Det här är ett exempel på mindre bra netikett. För att jobba effektivt, såväl på distans som på plats på kontoret, kan ni tillsammans fastställa era egna netikett-regler. Det kan till exempel innebära att ni skriver allt i ett meddelande, för att undvika att ta varandras uppmärksamhet längre än nödvändigt. Använder ni Slack? För att hålla igång produktiviteten måste det vara okej att “gå offline” ett tag. I era netikett-regler kan ni bestämma hur ni använder er av statusuppdateringar. I en tid då det inte bara är att svänga förbi någons skrivbord är det tacksamt att se symbolen “I ett möte” eller "Upptagen" hos någon man försöker nå.