Projektledaren är kärnan i ett projekt, men det betyder inte nödvändigtvis att du är projektets viktigaste spelare. Som med allt ledarskap handlar projektledning om att stötta andra människor, det vill säga, du hjälper andra projektdeltagare att hjälpa sig själva. Du måste vara ödmjuk inför att det endast är tillsammans som ni kan nå era mål och slutföra projektet.
1. Kommunicera tydligt
Hur du tillsammans med projektets alla deltagare ska nå era mål och delmål behöver givetvis klargöras i en projektplan. Men vad händer när det sker förändringar i planen och hur hanterar du att ni fått ytterligare ett önskemål från projektbeställaren?
Vare sig det är brist på, eller överflöd av, resurser som du och projektgruppen behöver förhålla er till så är det otvivelaktigt att alla nya förutsättningar måste kommuniceras ut till samtliga deltagare. Hur du väljer att göra detta är ett av dina viktigaste åtaganden som projektledare. Att kommunicera otydligt kan ibland vara värre än att inte kommunicera alls.
2. Feedback
Som projektledare behöver du både kunna ge och ta feedback. Hur du hanterar feedback är också en viktig del i kommunikationen. Vrid och vänd gärna på kritiken som kommer, försök att vända den till något positivt som gör att projektet blir bättre och försök att inte ta kritiken personligt. En del av ansvaret som projektledare är att kunna hantera kritik, även om det inte nödvändigtvis är ditt fel.
Förslag på utbildningar
3. Skapa förtroende
Det enklaste sättet att skapa förtroende är genom att vara kunnig, trovärdig och pålitlig i det du säger och gör. Det är lätt att säga, men hur gör du?
Ägna lite tid åt dina projektkollegor. Om någon verkar stressad kan du fråga om de behöver hjälp. Försök att ha möten med var och en av dina dina kollegor för att samla in feedback. I större projekt med flera deltagare kan du fortfarande sitta ner med gruppledare och specialister och instruera dem att göra det samma med sina närmaste kollegor.
Var inte heller rädd för att be om hjälp. Det kan faktiskt vara ett bra sätt att visa att du har förtroende för andra. Den som ger får också tillbaka. Ensam stark är inget motto för en projektledare.
4. Sätt mål och delmål
Du har hört det förut, men det stämmer faktiskt. Att sätta mål gör stor skillnad för projektets framgång och dess effektivitet.
För att göra målet tydligare kan du som projektledare sätta upp olika delmål längs vägen. Det är viktigt för deltagarna att ni rör er framåt annars riskerar motivationen att tryta och projektet börjar halta. Målen är också en god indikator på vilken projektfas ni befinner er i.
Det finns flera projektledningsmetoder som kan hjälpa dig att skapa en begriplig projektplan med tydliga mål och delmål.
5. Våga släppa ett projekt
Det är inget vi hittar på. Vissa projekt går inte att rädda och då är det mycket bättre för dig och samtliga involverade, beställare och ditt eget företag att bryta projektet.
Det finns otaliga anledningar till varför vissa projekt inte går i mål och precis som i livet finns det ibland hinder vi inte kan manövrera runt. Men att släppa ett projekt är inte att ge upp! Det kanske inte var rätt tillfälle, organisationen kanske inte var mogen eller så fanns inte de resurser ni räknat med. Det finns många erfarenheter att samla även från ett fallerat projekt.
Visar det sig att ett projekt bara kostar tid och pengar och att målet inte längre är värt den möda ni lägger ner? Då är det dags att fatta projektets modigaste beslut och avbryta projektet, även om ingen tackar dig för det.
6. Var tidspessimist
Det är lättare för samtliga involverade om du är generös med tidsramarna för projektet. Om du sätter ramarna för snävt, har du då verkligen räknat med allt som kan gå fel? Ett projekt kan ta många oväntade vändningar, därför kan det vara klokt att planera för snedsteg redan innan de dyker upp.
För att inte glömma den stora fördelen av att faktiskt leverera ett färdigställt projekt före deadline.
7. Projektledarutbildning
Vi ska inte hamra in det i onödan, du vet vilken sida du är på. Med det sagt finns det trots allt många anledningar att gå en utbildning inför ett större projekt. Det kan också vara så att du behöver använda en projektledningsmetod du inte är bekant med sedan tidigare. Då måste du lära dig på ett eller annat sätt. Slå dig ner i skolbänken, gå en projektledarutbildning.
Vill du veta mer? Läs vår fullmatade guide där vi går igenom projektledarens roll, ansvar, möjligheter och utmaningar. Projektledarguiden är både för dig som drömmer om att arbeta som projektledare och för dig som redan har många års erfarenhet av yrket.
