Vad ska man egentligen tänka på och vad ska ingå i en slutrapport? Vi har svaren. En bra projektutvärdering ser till att både följa upp resultatet av projektet men även vad man lärt sig under projektets gång.
Under utvärderingen går du igenom hur det avslutade projektet står sig mot projektplanen. Ett projekt består av många rörliga delar, och det är få som löper på helt smärtfritt. Därför är det viktigt att följa upp alla delar, från arbetsprocessen till slutresultatet, för att kunna göra en total utvärdering av projektet.
De vanligaste utvärderingsfrågorna för projekt är:
- Uppnåddes målen med projektet?
- Hölls tidsplanen?
- Kom projektet in under budget?
- Vad har vi lärt oss under projektets gång?
- Mål – uppnådde ni projektets mål?
Förslag på utbildningar
Nådde vi målen?
Ett av de första stegen i uppföljningen är att utvärdera om målen för projektet uppfylldes. Ett projekt är uppbyggt av både 1) projektmål: vad som ska göras, 2) produktmål: hur produkten eller tjänsten ska utformas och 3) effektmål: vad vi vill uppnå med projektet.
Direkt efter ett avslutat projekt är det bara projekt- och produktmålen som kan utvärderas. Effekten kan ofta dröja och det kan därför vara för tidigt att säga om dessa mål har uppnåtts.
För att utvärdera om målen har uppnåtts gäller det att titta på projektplanen och se hur väl resultatet överensstämmer med planerna. Om projektmålet var att skapa en maskin som kan tillverka 10 000 skor i månaden, gäller det att i uppföljningen jämföra hur den slutgiltiga maskinen står sig mot den ursprungliga planen. En projektplan innehåller allt som oftast olika delmål, och även här gäller det att följa upp resultaten av de olika delmålen för att se hur väl projektet nått sina mål.
Tidsåtgång – höll projektet tidsplanen?
Att uppnå målen i ett projekt behöver inte betyda att det är ett lyckat projekt. Det gäller även att projektet håller tidsplanen. Ett exempel är Hallandsåstunneln. Bygget av tunneln startade 1992 och skulle enligt den första tidsplanen vara färdig 1997. Efter otaliga bakslag, avbrott och skandaler kunde tunneln till slut invigas 2015.
Även om målet med projektet var uppfyllt, kan det inte påstås att projektet var en succé. Just Hallandsåstunneln är ett extremt exempel, men faktum är att de allra flesta projekt drar ut på tiden. I uppföljningen gäller det att utvärdera de olika aktiviteterna i projektet och undersöka vilka som drog ut på tiden och varför, samt vilka aktiviteter som flöt på som förväntat.
Budget – kom projektet in under budget?
En annan viktig del i projektuppföljningen är att se över hur mycket resurser som projektet har slukat. Projekt som drar ut på tiden tenderar att även överskrida budget. Det visas inte minst i exemplet ovan med Hallandsåstunneln. Projektet blev inte bara försenat i 18 år, det blev också mer än 10 gånger så dyrt.
Även här gäller det att utvärdera de olika aktiviteterna i projektet och ta reda på hur mycket resurser de drog i förhållande till kalkylerna. Vilka delar av projektet bidrog till att projektet gick under eller över budget?
Lärdomar och erfarenheter – vad har ni lärt er?
Att sätta sig ner och reflektera över projektet är ofta något som glöms bort. När projektet är avslutat vill många gärna packa ihop, summera resultatet och dra vidare mot nya utmaningar. Här är det viktigt att projektledaren samlar hela projektgruppen för avrapportering och för att gemensamt gå igenom feedback från alla som var inblandade i projektet.
Under den här delen går projektledaren igenom hur samarbetet fungerat, vad som har gått bra och vad som behöver förbättras. Viktigt är även att svara på alla “Varför?”. Varför har det gått bra, varför har samarbetet fungerat eller varför brast det i kommunikationen i projektet? På så sätt kan ni gemensamt ta reda på vilka erfarenheter ni bör ta med er till nästa projekt och hur de olika aktiviteterna kan flyta på bättre nästa gång. Projektledaren bör även ge individuell feedback till alla projektmedlemmar så att de får veta både vad de gjort bra och hur de kan förbättras.
Slutrapport – sammandrag av projektet
Slutrapporten innehåller en sammanfattning av projektet, resultatet och erfarenheter från arbetets gång. Rapporten bör täcka de delar som finns i projektplanen. Resultatet jämförs med planerna och kalkylerna, samarbetet analyseras och förslag på förbättringar ges. Fokus i bedömningen ligger på att analysera vad som gjorts bra och vad som kan göras bättre. Det som analyseras är projektaktiviteterna, organisationsstrukturen, bemanningen och kommunikationen.
Det är inte alltid en slutrapport måste skrivas. Det beror på omfattningen av projektet och hur mogen projektorganisationen är. I mindre projekt kan det räcka med att avsluta projektet med ett sammanfattande protokoll.
Sammanfattning – utvärdering av ett projekt
Att utvärdera ett projekt handlar om att sammanställa de resultat som åstadkommits och de erfarenheter som man samlat på sig under projektets gång. I utvärderingen följer ni upp hur väl projektet mötte målen, tidsplanen och budgeten. Slutligen sammanställs projektet i en sammanfattande slutrapport som utöver resultatet även innehåller förslag på förbättringar inför framtiden.
Vill du veta mer? Läs vår fullmatade guide där vi går igenom projektledarens roll, ansvar, möjligheter och utmaningar. Projektledarguiden är både för dig som drömmer om att arbeta som projektledare och för dig som redan har många års erfarenhet av yrket.
