Projektgruppens effektivitet är avgörande för projektets resultat.
Vad bör man tänka på när man sammansätter gruppen? Vilken roll spelar personlighetstester? Hur förändras gruppen med tiden, och hur kan man mäta resultaten? Dessa, och flera andra frågor reder vi ut nedan.
Vad är en projektgrupp?
När ett nytt projekt ska påbörjas gäller det att rekrytera medarbetare som effektivt tar sig an uppgiften och sätter igång med projektet. För projektmedarbetarna gäller det initialt att sätta sig in i projektets bakgrund och mål för att sedan kunna delta i planering och genomförande av arbetsuppgifterna. Även om det är projektledaren som sitter på det största ansvaret har varje enskild projektmedarbetare också skyldigheter. Alla i projektgruppen har ett ansvar att bidra med god stämning, komma med nya idéer, rapportera resultat och hålla deadlines.
Det gäller att kunna ha många bollar i luften som medarbetare i en projektgrupp, då det ofta innebär att du har flera ansvarsområden och roller. Dessa roller bör därför tydligt kommuniceras inledningsvis samt hållas uppdaterade under projektets gång. Är det ett stort projekt kan det delas in i delprojekt, där varje delprojektgrupp har en ledare med övergripande ansvar för att målen uppnås.
Förslag på utbildningar
Hur sätter man ihop en effektiv projektgrupp?
Det är projektledarens ansvar att sätta samman projektgruppen. Är det en mindre arbetsplats där medarbetarna är bekanta med varandra kan detta baseras på kunskap om medarbetarnas tidigare erfarenheter och personligheter. Om inte finns det flertalet personlighetstester som ger värdefull information om medarbetarnas egenskaper.
Personlighetstyper är centralt i processen när man ska skapa en effektiv projektgrupp. Visst spelar kunskap och expertisområden in i valet av gruppmedlemmar, men personlighetsdragen kan vara lika viktiga de. Många menar på att en heterogen grupp fungerar bäst långsiktigt, trots att det kan vara lite stormigt i början, eftersom individernas olika åsikter skapar mångfald och dynamik, till skillnad från en homogen grupp där det lätt kan bli för enformigt och stillastående. Förutom att skapa mångfald verkar personlighetstester även som kommunikationsmodeller, då de ger insikter om hur man bäst kommunicerar med de olika personlighetstyperna.
Den populära DISC-analysen är en vanlig analysmodell där man delar in personlighetstyper utifrån konformitet, inflytande, stabilitet och dominans – eller mer känt som de fyra färgerna blå, gul, grön och röd. Självklart går det inte att klassificera människor helt enligt ett sådant system, men det ger en översikt för projektledaren över individernas starkaste karaktärsdrag. Den informationen är värdefull i skapandet av en projektgrupp, där olika karaktärsdrag är centralt för ett effektivt samarbete.
Andra vanliga analysmodeller för personlighetstyper är Belbins nio teamroller, Adizes modell samt Myers Briggs type indicator.
Att leda projektgruppen framåt
För att projektet ska kunna ledas framåt behöver även projektgruppen utvecklas. Här är det viktigt att projektledaren finns där och ser varje gruppmedlems behov för att kunna ge dem det stöd de behöver för att växa.
Att inleda större projekt med en kickoff är ett bra sätt att samla alla inblandade, såväl medarbetare som kunder, för att fastställa projektets syfte och mål. Det är även ett ypperligt tillfälle för medlemmarna att lära känna varandra, vilket gör det kommande arbetet trevligare för de inblandade, samt öppnar upp för en större delaktighet och samarbetsförmåga under projektets gång.
SCARF får kanske många av oss att tänka på sjalar, men det är även ett akronym för en populär metod för att skapa mottaglighet för utveckling. Status, Certainity, Autonomy, Rediness och Fairness är alla fem sociala situationer som vi människor är extra känsliga för. Därför är det viktigt att projektledaren uppmärksammar dessa faktorer i kommunikationen med medlemmarna i projektgruppen för att samarbetet ska flyta på bra och för att projektet ska ledas framåt.
Ett tydligt, högt uppsatt mål har visat sig vara centralt för gruppens framgång och utveckling. Därför bör projektledaren sätta upp höga mål som följs upp under projektets gång för att leda projektgruppen framåt. En känd studie från 60-talet om förväntningars betydelse behandlar den så kallade Rosenthaleffekten. Studien visade att de slumpmässigt utvalda elever som lärarna blivit tillsagda skulle prestera bättre också gjorde det tack vare lärarnas höga förväntningar på dem. Både lärare och projektledare kan ta lärdom av det här resultatet, då det visar på vikten av att förvänta sig mycket av sina elever eller medarbetare.
Hur mäter man framgången?
Vare sig det känns som att projektet gått fenomenalt eller inte är det viktigt att mäta och utvärdera vad som gått lysande respektive mindre bra för att kunna utvecklas till nästa projekt.
Key Performance Indicators, eller KPI:s, är en vanlig metod för att mäta effektiviteten i ett projekt. Dessa indikatorer sätts i projektets inledningsfas och anpassas utefter projektets mål. Vanliga indikationer kan vara de som mäter tidsåtgång, effektivitet, kvalitet och budget på olika vis. Tack vare dessa utvalda indikationerna kan man enkelt följa upp och mäta det specifika resultatet för att kunna dra lärdomar och slutsatser.
Ett annat sätt att bedöma projektgruppens effektivitet, och var projektet är på väg, är genom resultatvärdemetoden. Earned Value Management, som förkortas EVM, kan ge indikationer i ett tidigt stadie kring hur projektet artar sig. Genom att mäta faktorer som kostnad, tid och resultat kan man få en bild av projektets förväntade slutresultat.
Gruppens utvecklingsfaser
Precis som med de flesta relationerna i livet förändras även gruppdynamiken i en projektgrupp över tid. Detta är viktigt för projektledaren att vara medveten om, då gruppen kan behöva mer stöd under vissa mer stormiga perioder.
FIRO-modellen, Fundamental Interpersonal Relations Orientation, är en vanlig modell för att beskriva de huvudfaser en grupp går igenom för att bli ett effektivt team. Will Schutz, som skapat modellen, menar att den första fasen en grupp genomgår är:
1) Tillhörandefasen där medlemmarna osäkert fokuserar på att hitta sin plats i den nya gruppen bland de nya kollegorna. Här är det viktigt att ledaren finns där som en stöttepelare så att alla medlemmar känner sig trygga.
2) Rollsökningsfasen tar sedan över när medlemmarna börjar söka efter mer kontroll och sin specifika roll i gruppen. Här brukar konflikterna börja uppstå, då medlemmarna känner sig trygga nog att uttrycka missnöje. Dessvärre tenderar denna fas att vara längst. Här bör projektledaren fungera som en tydlig ledare och konfliktlösande coach, samt påminna om gruppens gemensamma mål för att leda projektet framåt. Den tredje och sista fasen präglas av effektivitet och öppenhet, där du som ledare förhoppningsvis kan ta ett steg tillbaka, men fortfarande närvara, och låta medlemmarna ta mer ansvar över sig själva och sin kommunikation sinsemellan.
3) Öppenhetsfasen är den slutgiltiga fasen man vill nå där medlemmarna mår bra och presterar långsiktigt.
Det finns flera andra teorier som också beskriver grupputveckling och gemensamt för de alla är att trots viss inledande förvirring, blir det oftast bra tillslut – något som kan vara betryggande för en projektledare att höra, framförallt i en stormig fas.
Vill du veta mer? Läs vår fullmatade guide där vi går igenom projektledarens roll, ansvar, möjligheter och utmaningar. Projektledarguiden är både för dig som drömmer om att arbeta som projektledare och för dig som redan har många års erfarenhet av yrket.